Seção de controle: tipos, fatores que determinam e exemplos
A seção de controle é um conceito que se refere ao número de departamentos e pessoal que um gerente pode gerenciar de forma eficiente e eficaz. Isso estabelece principalmente o número de gerentes e níveis que uma empresa terá.
Quando as diferentes seções foram criadas, o trabalho foi dividido e as áreas de domínio foram designadas, os gerentes escolhem uma linha de comando. Dessa forma, eles estabelecem quem depende de quem, indicando também o número de funcionários que um gerente pode proteger com eficiência e eficácia.
Essa presunção é às vezes chamada de extensão de comando, escopo administrativo ou capacidade de controle, indicando o número de trabalhadores que devem responder a um gerente e, consequentemente, o número de subordinados que este pode supervisionar.
Embora a seção de controle seja maior ou a extensão administrativa seja mais ampla, o número de subordinados será maior para cada chefe. Se a capacidade administrativa for menor ou mais ajustada, o número de funcionários responsáveis será menor.
Tipos
Seção de controle
Enquanto a seção de controle é maior, a organização será mais eficiente em termos de custos.
No entanto, pode-se verificar que uma seção de controle que é muito ampla afeta o desempenho dos funcionários em certos aspectos. Isso acontece porque os supervisores não terão tempo para oferecer a ajuda e a liderança de que precisam.
Vantagens
- Os supervisores são forçados a delegar funções.
- A estrutura organizacional é menos obesa, mais plana.
- Políticas muito claras para a gestão administrativa devem ser planejadas e estabelecidas.
- Os subalternos são cuidadosamente selecionados para que possam cumprir a atividade comissionada.
Desvantagens
- A tomada de decisão é mais lenta.
- Os gerentes tendem a estar sobrecarregados.
- Uma perda de controle de supervisão pode ocorrer temporariamente.
- Problemas de comunicação podem ocorrer.
- Gestão administrativa excepcional e alta qualidade por parte dos gerentes é necessária.
- A equipe é obrigada a estar mais preparada.
- seção de controle estreito
As seções de controle estreitas permitem que um gerente tenha um controle mais rigoroso. No entanto, eles também têm certas desvantagens.
Vantagens
- Supervisão rigorosa é mostrada.
- Há uma comunicação rápida entre superiores e subordinados, tendo assim um efeito na tomada de decisão.
- Maior controle das operações é realizado.
Desvantagens
- Com o aumento dos níveis gerenciais, a tomada de decisões diminui. Além disso, em geral, a alta gerência é isolada, porque existe uma distância excessiva entre os níveis superior e inferior.
- Devido ao aumento dos níveis gerenciais, há um alto custo.
- Provoca maior fiscalização, tendendo aos superiores a intervir no trabalho dos trabalhadores, comprometendo assim a liberdade e autonomia do trabalhador.
- Torna a estrutura organizacional mais obesa e mais ampla.
- Gera comunicação vertical mais complexa dentro da organização.
Fatores que determinam isso
Em cada nível de hierarquia varia o número de subordinados ou seção de controle que um chefe tem diretamente em carga. No entanto, o número de trabalhadores que um chefe pode supervisionar depende de diferentes fatores e não do nível de hierarquia.
Em termos gerais, a seção deve ser pequena quando os superiores devem estar intimamente envolvidos com os subordinados, e pode ser maior quando os supervisores não exigem muito contato com os subordinados.
Abaixo estão os diferentes fatores que influenciam a determinação da seção de controle:
- Exatidão da representação da autoridade.
- Treinamento de subordinados.
- Uso de planos objetivos.
- Transparência dos projetos.
- Métodos de comunicação.
- Localização geográfica dos subalternos.
- Velocidade de mudanças ou estabilidade das operações.
- Consequências das reuniões.
- Formalização de tarefas.
- Interação pessoal necessária.
- nível de tecnologia.
- habilidade do gerente.
- Quantidade de ajudantes usados.
- Ocupações por níveis.
- Dificuldade das tarefas.
- Experiência e treinamento dos subalternos.
- Necessidade de estreita supervisão ou coordenação.
Formalização
Refere-se ao grau de padronização que os cargos ou posições de uma empresa podem ter.
Se uma posição tem alta formalização, com uma descrição da posição explícita e claramente estabelecida os procedimentos a serem realizados, então a pessoa que a ocupa tem apenas uma margem estreita para exercer autoridade sobre o que pode fazer e de que maneira.
Isso acontece porque o que se busca com a formalização é que os trabalhadores manipulem o mesmo insumo e a forma já determinada, a fim de obter sempre uma produção estável e uniforme.
Quando em uma empresa há um baixo grau de formalização, observa-se que o procedimento esperado na posição não é programado. Portanto, os trabalhadores têm maior liberdade e autonomia para exercer seu poder no local de trabalho.
Exemplos
Há um limite em relação ao número de subordinados que devem se reportar a um gerente, para que ele possa desenvolver seu trabalho de maneira eficiente e eficaz.
Por exemplo, os vendedores de catálogos podem ser monitorados e direcionados em maior quantidade, já que suas atividades podem ser facilmente controladas. Ou seja, a seção de controle é mais ampla nos níveis operacionais.
Por outro lado, quando os trabalhadores supervisionados realizam atividades não repetitivas e mais intelectuais, a seção de controle é reduzida, porque o grau de complicação de supervisão aumenta.
Investigações realizadas
Em 1937, o pesquisador francês VA Graicunas mostrou que as possíveis relações organizacionais aumentam geometricamente, com um aumento linear no número de subordinados diretos.
Graicunas considerou que um gerente G terá certo tipo de relações organizacionais com dois subalternos A e B. Para este exemplo haveria seis relações entre essas três pessoas, conforme indicado abaixo:
- Diretivas individuais: GA e GB
- Diretivas do grupo: GAB e GBA
- Cruzadas: AB e BA
Lorsch Jay e Lawrence Paul usaram em 1967 uma seção de controle média para medir a dimensão da estrutura organizacional. Consideraram como indicador de baixa estrutura as seções de controle de dez subalternos, e como indicador de alta estrutura as seções de três a cinco subalternos.
Diferença cultural
Algo que é bastante relevante é a diferença cultural ao definir a seção de controle.
Um estudo realizado em empresas japonesas localizadas nos Estados Unidos revelou que os supervisores de base controlavam 15 trabalhadores em média. Por outro lado, o número de empresas americanas era de 30.
Essa diferença é interpretada que os japoneses dão uma importância relativamente maior para conhecer cada funcionário, que é um processo que requer mais contato e esforço.
