Planejamento Operacional: Características, Importância e Exemplo

O planejamento operacional é uma ferramenta de gestão que facilita a coordenação dos recursos da organização (humanos, financeiros e físicos) para que seja possível atingir as metas e objetivos contidos nos planos estratégicos e táticos da empresa.

Supondo que a alta administração tenha preparado um plano estratégico e um plano estratégico, a baixa gerência deve ter uma idéia clara do que está sendo buscado. Você só precisa elaborar um plano operacional detalhado para que isso aconteça.

O principal objetivo do planejamento operacional é fornecer à equipe da organização uma visão clara de suas tarefas e responsabilidades, de acordo com as metas e objetivos contidos no plano estratégico. Centra-se nos serviços e produtos (produção, equipamentos, pessoal, estoques e processos) de uma empresa.

O objetivo é implantar planos para desenvolver projeções financeiras e maximizar a participação da empresa no mercado. Um plano operacional usa os índices financeiros de uma organização para analisar sua lucratividade.

O plano pode incluir uma análise de contribuição para determinar quais processos são necessários para aumentar os lucros. Isso poderia envolver a concentração na venda de produtos premium ou a redução de custos variáveis.

Funcionalidades

Limitado a divisões específicas

O plano operacional é limitado a uma única parte da organização. Por exemplo, uma grande corporação (plano estratégico) tem uma divisão de fabricação (plano tático) que produz os produtos A, B e C.

Cada um desses produtos é fabricado separadamente em diferentes fábricas, administradas por diferentes gerentes de fábrica, que preparam seu plano operacional separadamente.

Portanto, o plano operacional é criado pela administração de baixo nível de uma unidade pertencente a uma divisão de negócios.

Detalhado

Inclui planos específicos para as atividades e processos de baixo nível e do dia a dia que apoiarão e possibilitarão o plano tático. É extremamente detalhado (quem, o que, onde e quando).

Curto prazo

Você deve estabelecer as atividades e orçamentos para cada área da organização durante os próximos 1 a 3 anos. Eles ligam o plano tático às atividades que a organização realizará e aos recursos necessários para realizá-las.

O planejamento operacional descreve marcos, condições para o sucesso e explica como (ou que parte) um plano tático será colocado em operação durante um determinado período operacional.

Feito pelo departamento que irá aplicá-lo

Deve ser preparado pelas pessoas que participarão de sua implementação. Frequentemente, é necessária uma comunicação interdepartamental significativa, uma vez que os planos criados por uma parte da organização têm inevitavelmente implicações para outras partes.

Orçamento operacional

Baseia-se e justifica-se pela exigência de um orçamento operacional anual. Portanto, um plano estratégico de cinco anos normalmente exigiria cinco planos operacionais, com base em cinco orçamentos operacionais.

O plano operacional é o primeiro e último passo na preparação do orçamento operacional. Como primeiro passo, ele fornece um plano para a alocação de recursos; Como último passo, o plano operacional pode ser modificado para refletir as decisões políticas ou mudanças financeiras feitas durante o processo de desenvolvimento do orçamento.

Esses planos e orçamentos devem ser considerados documentos vivos e devem ser revisados para refletir as mudanças. Sua verificação periódica é a chave para sua sustentabilidade.

Conteúdo de um plano operacional

Um plano operacional é baseado diretamente em planos táticos que descrevem missões, objetivos, metas e atividades.

Como um plano tático, um plano operacional aborda quatro questões: onde estamos agora? Onde queremos estar? Como chegaremos lá? e como medimos nosso progresso?

O planejamento operacional deve conter:

- objetivos claros.

- Atividades a serem entregues.

- Padrões de qualidade

- Resultados desejados.

- Requisitos de pessoal e recursos.

- Horários de implementação.

- Um processo para monitorar o progresso.

O plano operacional apresenta informações altamente detalhadas para as pessoas que realizarão as tarefas diárias necessárias na administração da organização.

A gerência e a equipe devem consultar com frequência o plano operacional para realizar seu trabalho diário.

O planejamento operacional indica o que, quem, quando e quanto:

O que

As atividades e tarefas que devem ser realizadas.

Quem

As pessoas responsáveis por cada uma das atividades.

Quando

Os períodos em que as atividades devem ser concluídas.

Quanto custa

A quantidade de recursos financeiros fornecidos para completar cada atividade.

Categorias

O plano operacional pode ser dividido em duas categorias:

Planos de uso único

Eles só abordam o período atual ou um problema específico. Eles realizam um curso de ação que provavelmente não se repetirá no futuro. Esses planos são usados apenas uma vez para atingir objetivos exclusivos para o negócio.

Um exemplo disso é quando uma empresa tem um evento especial único se aproximando. Eles podem ter um plano único para cobrir tudo relacionado a esse evento, como reduzir custos durante o próximo ano.

Planos contínuos

Eles são transferidos para períodos futuros e modificados conforme necessário. Eles são desenvolvidos para atividades que ocorrem repetidamente durante um período de tempo para ajudar a empresa a resolver problemas repetitivos.

Um exemplo disso seria uma grande empresa que tem atividades que se repetem e devem ter uma estrutura que permita que todos saibam o que acontece o tempo todo. Outro exemplo seria um plano de longo prazo para reter os trabalhadores em vez de demiti-los.

Significado

Um plano operacional é importante porque ajuda a equipe de trabalho a:

- Seja claro sobre onde os recursos necessários serão obtidos.

- Use esses recursos com eficiência.

- Defina claramente os requisitos de recursos mais críticos.

- Reduza riscos quando possível e prepare planos de contingência quando necessário.

- Pense no futuro a longo prazo do projeto, incluindo sua sustentabilidade.

Um benefício do planejamento operacional é que uma empresa pode analisar o desempenho de suas operações em lucratividade.

O planejamento operacional disseca a posição financeira de uma empresa, estabelece suas fraquezas e desenvolve maneiras de aumentar os lucros.

Os planos operacionais de uma empresa têm uma influência positiva em diferentes áreas da empresa. O plano implementado ajuda a estabelecer os objetivos de negócios e atingir metas específicas.

Tem um impacto positivo nos aspectos operacionais e físicos, em termos de pessoal, aparência do negócio e procedimentos diários.

É uma excelente maneira de garantir que todas as áreas de negócios estejam sendo tratadas de maneira construtiva.