Sistema de inventário perpétuo: desempenho, vantagens
O sistema de inventário perpétuo é um método de contabilização de estoque que registra imediatamente a venda ou compra de estoque por meio do uso de sistemas computadorizados e software de gerenciamento de ativos de negócios.
Ele mostra uma visão bastante detalhada das mudanças no estoque com relatórios imediatos sobre a quantidade de estoque em estoque e reflete com precisão o nível dos produtos disponíveis.
Inventário perpétuo é o método preferido de rastreamento de estoque, já que ele pode gerar continuamente resultados razoavelmente precisos, se gerenciado adequadamente.
Como empresa, ter mais estoque do que é necessário é caro e pode gerar resíduos. Por outro lado, ter muito pouco significa que você corre o risco de desapontar os clientes e perder a receita de vendas com seus concorrentes.
Como o software de inventário perpétuo está sempre atualizado, ele tem visibilidade instantânea dos níveis de estoque, permitindo que ele responda mais rapidamente às mudanças na demanda.
Como funciona o procedimento?
Com o sistema de estoque permanente, a empresa atualiza continuamente os registros de estoque, contabilizando acréscimos e subtrações para atividades como:
- Itens de estoque comprados.
- Mercadoria vendida do estoque.
- Materiais retirados do estoque para serem usados na produção.
- Artigos descartados.
O sistema funciona perfeitamente quando é acoplado a um banco de dados de computador, atualizado em tempo real pelo pessoal do armazém através de scanners de código de barras ou por fornecedores que usam terminais de ponto de venda.
Inventário Periódico versus Inventário Perpétuo
Tradicionalmente, se você quisesse saber quantos itens estavam disponíveis no warehouse, você tinha que realizar uma contagem física e reconciliá-la com sistemas manuais ou automatizados baseados em lotes.
As empresas contabilizavam fisicamente os estoques no final de um determinado período, e os números de estoque eram atualizados naquele momento. Isso é conhecido como um sistema de inventário periódico, porque as informações são atualizadas periodicamente.
O sistema de inventário perpétuo utiliza software e processos de gerenciamento de estoque que permitem a atualização em tempo real do movimento de estoque.
Os funcionários usam scanners de código de barras para registrar vendas, compras ou devoluções no momento em que ocorrem.
Essas informações são enviadas para um banco de dados que é continuamente atualizado para registrar cada alteração. A atualização perpétua do inventário é o que dá o nome ao sistema e o diferencia da abordagem periódica.
Contas de estoque permanente
Nesse sistema, você não precisa manter uma conta de compra porque a conta de estoque é cobrada diretamente com cada compra de mercadoria.
As contas a serem lançadas neste sistema são:
- Quando a mercadoria é comprada para ser armazenada no estoque:
- Quando as despesas são incorridas, como frete, seguro, etc., adicionadas ao custo da mercadoria:
- Se a mercadoria é devolvida ao fornecedor:
- Quando a mercadoria é vendida:
- Se a mercadoria é devolvida pelos clientes:
- Quando uma diferença é encontrada entre o valor da conta de estoque e a contagem física:
Vantagens
Permite uma substituição precisa
As alterações no estoque são registradas em tempo real, ao comprar e vender estoque. Isso permite gerar relatórios que identificam imediatamente os itens de estoque que estão acabando.
Descubra o declínio e roubo
Em um sistema de inventário periódico, no final do período, o estoque é ajustado, validando a contagem de inventário físico. Isso oculta qualquer roubo, encolhimento ou até mesmo erros na contagem, quando esse ajuste é transferido para a conta de custo da mercadoria vendida.
Um sistema perpétuo irá comparar o valor do inventário no sistema com a contagem de fim de período e permitir-lhe investigar quaisquer discrepâncias.
Produz demonstrações financeiras intermediárias mais precisas
Como no sistema de inventário periódico os valores de estoque não são modificados durante o período, tanto a conta de estoque no balanço patrimonial quanto a conta de custo da mercadoria vendida no demonstrativo de lucros e perdas estão incorretas durante todo o período. período.
Um sistema perpétuo mantém esses valores corretos e fornece um conjunto mais preciso de demonstrações financeiras ao longo do período.
Gerenciamento mais próximo dos níveis de estoque
Os níveis de estoque estão sempre corretos e são acessados on-line a qualquer momento. Você pode calcular sua taxa de rotatividade corretamente para ver se as vendas estão diminuindo ou se os produtos não são mais vendidos rapidamente.
Integração com outros sistemas comerciais
As informações de inventário em tempo real são vitais para as equipes financeiras e contábeis. A integração do sistema de inventário com os sistemas financeiros ajuda a garantir relatórios fiscais e regulatórios precisos.
Os vendedores podem oferecer uma melhor experiência ao cliente, afetando diretamente sua reputação. Sua integração com sistemas de marketing dá a essa equipe uma visão atual do que é vendido e do que não é.
Desvantagens
Alto custo de implementação
Para usar o sistema de estoque perpétuo, uma empresa deve primeiro instalar equipamentos e softwares especializados. Requer um grande investimento inicial, muitos recursos e tempo para implementar o sistema corretamente.
Depois de instalar o equipamento e o software necessários, a manutenção e as atualizações periódicas continuarão sendo obrigatórias, custando ainda mais às empresas.
Maior Complexidade
Isso exige que as empresas ofereçam treinamento para cada funcionário devido à complexidade do sistema.
Os funcionários precisarão de treinamento sobre como usar o software específico da empresa e também receberão treinamento sobre o uso de equipamentos especiais, como scanners.
O inventário registrado pode não refletir o inventário real
Pode ser uma desvantagem que as transações sejam registradas assim que ocorrem, porque o estoque registrado pode não refletir o estoque real ao longo do tempo.
Isso ocorre porque, em um sistema de estoque perpétuo, as contagens de inventário físico não são usadas com frequência.
Com um número maior de pessoas entrando em transações no sistema, a empresa assume um risco maior de cometer erros devido a erro humano.
Mais tempo de consumo
Com o sistema de inventário periódico, as empresas alocam algum tempo para registrar estoques.
Eles podem ser registrados semanalmente, mensalmente ou até anualmente. Isso faz com que o sistema de estoque periódico consuma menos tempo do que o sistema de estoque permanente.
Com o sistema perpétuo, cada transação deve ser registrada imediatamente. Os auditores devem revisar as transações para se certificar de que estão corretas e os estoques físicos ainda devem ser feitos para encontrar discrepâncias nos números.
