Departamento de Compras: Características, Funções e Importância
O departamento de compras é a seção de uma empresa responsável por todas as atividades de aquisição de matérias-primas, peças de reposição, serviços, etc., conforme exigido pela organização. Ele fornece um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações industriais, de varejo e militares.
Ele garante que os suprimentos necessários para operar o negócio sejam classificados e mantidos no estoque. Este departamento está no centro da gestão bem-sucedida da cadeia de suprimentos e é responsável por minimizar o custo dos produtos encomendados, controlar os níveis de estoque e estabelecer um forte relacionamento com os fornecedores.
Um bom departamento de compras exigirá qualidade dos fornecedores e seguirá as ordens desde o início até a recepção. Ajude os outros departamentos a identificar necessidades, gerenciar o processo de requisição e obter preços competitivos. Eles geralmente atuam como controladores para garantir a conformidade com os orçamentos.
Funcionalidades
Atuar como consultores confiáveis para a gerência sênior
O departamento de compras está envolvido no planejamento corporativo e no orçamento em alto nível. Isso permite projetar custos de engenharia reversa e explorar alternativas potencialmente menos caras e / ou de maior qualidade.
Impulsione a inovação dos fornecedores
Mais do que apenas exigir o preço mais baixo, o departamento de compras trabalha com os fornecedores para reduzir o custo subjacente de seus produtos e serviços.
Eles estão intimamente envolvidos com "o ciclo de vida da inovação", da ideia inicial à fabricação e melhoria contínua.
Fornecer conhecimento sobre os principais dados do fornecedor
As empresas podem usar essas informações para criar análises preditivas, fornecendo uma visão mais profunda dos mercados.
Gerenciar e suavizar o risco da cadeia de suprimentos
As crises econômicas ensinaram o valor de estar vigilante sobre a estabilidade dos fornecedores. O departamento de compras tem uma visão muito mais nítida dessa área do que qualquer outra parte da organização.
Promover pessoal ágil e desenvolvimento de talentos
É necessário cruzar fronteiras funcionais e geográficas para encontrar os candidatos certos para o departamento de compras.
Em alguns casos, a resposta está na terceirização ou no uso de organizações de serviços compartilhados.
Funções
Obtenção de materiais
Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias-primas, mas também pode incluir ferramentas, maquinário ou até mesmo o material de escritório necessário para a equipe de vendas e as secretárias.
Em uma empresa de varejo, o departamento de compras deve garantir que sempre haja produtos suficientes nas prateleiras ou nos depósitos para manter a loja bem abastecida.
É especialmente importante manter o estoque em um nível razoável. Investir grandes quantidades de dinheiro em excesso no inventário pode causar problemas de estoque e falta de capital para outros tipos de despesas, como pesquisa e desenvolvimento, ou publicidade.
Avaliar preços
Um departamento de compras é responsável por avaliar continuamente se você está recebendo os materiais pelo melhor preço possível, a fim de maximizar a lucratividade.
Você precisa comparar os preços, a fim de encontrar os melhores fornecedores com os preços mais sensatos para encomendas do tamanho específico da empresa.
O departamento de compras pode se comunicar com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos de maior volume ou descobrir a possibilidade de obter produtos com um preço mais baixo de outras fontes variadas.
Pré-aprovação de fornecedores
O departamento de compras avalia os fornecedores em termos de preço, qualidade, opiniões dos clientes e tempo para concluir os pedidos, produzindo uma lista de fornecedores aprovados.
Rastrear pedidos
As encomendas são documentadas com os formulários da ordem de compra. Eles especificam informações importantes sobre os materiais solicitados, bem como a quantidade solicitada.
Esses formulários são usados para garantir que os produtos pedidos sejam recebidos e para acompanhar o tempo que leva para que os pedidos sejam concluídos.
Trabalho de escritório
O departamento de compras lida com toda a documentação relacionada à compra e entrega dos materiais.
Isso significa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade, a fim de garantir que haja dinheiro suficiente para comprar os itens, que os fluxos de caixa fluam suavemente e que todos os pagamentos sejam feitos no prazo.
Conformidade com Políticas
Antes de efetuar uma compra, o departamento de compras deve certificar-se de cumprir as formalidades necessárias para a aquisição e aprovação do orçamento e deve garantir que os materiais sejam adquiridos seguindo a política geral da organização.
Significado
Obtenha custos mais baixos
O departamento de compras desempenha um papel importante na maximização dos lucros das empresas. Compare os preços e negocie com os fornecedores para que a empresa obtenha o melhor preço possível sobre os produtos necessários.
Ele também pode fornecer economia, aproveitando as garantias e descontos que aqueles que não são especialistas costumam esquecer.
Ajuda a economizar, proporcionando uma melhor transparência nas despesas da empresa. Isso permitirá negociar melhores contratos e liberar o fluxo de caixa.
Impedir a insuficiência de materiais
O departamento de compras tem que identificar quais produtos são críticos para a empresa e tomar as medidas apropriadas para proteger sua cadeia de suprimentos.
Para garantir que materiais insuficientes não afetem a produtividade, o departamento de compras usa técnicas como o fornecimento múltiplo.
Ter múltiplas fontes significa usar vários fornecedores que oferecem os mesmos produtos. Se houver um problema com um fornecedor, os pedidos podem ser aumentados para outro para compensar a falha.
Melhorar a qualidade
O departamento de compras ajuda a melhorar a qualidade definindo metas de desempenho. Em seguida, acompanha o desempenho real em relação a esses objetivos.
É fundamental medir as características de qualidade usando indicadores para atributos, como durabilidade, aparência do produto ou pontualidade de entrega.
Trabalhamos em estreita colaboração com fornecedores para desenvolver seus processos e ajudá-los a melhorar a qualidade.
Gerenciar relacionamentos
O desafio do departamento de compras é tornar o fornecedor interessado em trabalhar com a empresa. Faça o fornecedor investir em um relacionamento de longo prazo.
O departamento também tem que gerenciar os relacionamentos dentro da empresa. Você tem que trabalhar com partes interessadas internas, como marketing, finanças, logística e distribuição, para garantir que todas estejam alinhadas.
Busca por inovação
Como o departamento de compras está sempre em contato com uma variedade de negócios externos, ele está em uma posição ideal para adquirir produtos inovadores que possam fornecer uma vantagem competitiva aos negócios em termos de preço, qualidade ou conveniência.
