Documentos a pagar: características e exemplos
Os documentos a serem pagos são o valor do capital devido por meio de promessas de pagamento formalmente escritas. Empréstimos bancários são incluídos nesta conta. Eles são passivos por escrito nos quais você promete pagar uma quantia específica de dinheiro em uma data futura ou conforme necessário.
Em outras palavras, um documento a pagar é um empréstimo entre duas entidades. De acordo com este acordo, aquele que faz o documento cria a responsabilidade ao emprestar dinheiro do credor. A empresa concorda em reembolsar o dinheiro com os respectivos interesses ao credor em uma data futura.
A empresa registra o empréstimo em seu balanço como um documento a ser pago. Por outro lado, o credor registra o empréstimo como uma conta a receber em seu balanço, porque ele receberá o pagamento no futuro. Eles diferem das contas a pagar, enquanto ambos são passivos, os documentos a pagar envolvem uma nota promissória por escrito.
Funcionalidades
As características dos documentos a serem pagos podem ser vistas ao fazer uma comparação com as contas a pagar.
Tipo de acordo
Contas a pagar são acordos informais, muitas vezes apenas verbais, entre compradores e vendedores. Os únicos documentos são o pedido de compra do comprador e uma fatura do vendedor.
Os documentos a serem pagos são mais complicados. Eles envolvem contratos de empréstimo formais e escritos, às vezes com dezenas de páginas.
O credor pode exigir acordos restritivos como parte do contrato para o documento a ser pago, como proibir o pagamento de dividendos aos investidores, enquanto uma parte do empréstimo ainda não foi paga.
O acordo também pode exigir uma garantia, como um prédio de propriedade da empresa ou uma garantia de uma pessoa ou outra entidade.
Muitas notas promissórias exigem a aprovação formal do conselho de administração de uma empresa antes que o credor conceda fundos.
Termos e segurança
As contas a pagar normalmente são reembolsadas em 30 dias sem juros. No entanto, alguns provedores podem oferecer descontos para pagamentos adiantados, como um desconto de 1% se pagos no prazo de 10 dias após a data da fatura.
Os documentos a pagar são reembolsados em prazos mais longos, com uma data de vencimento específica; Eles podem começar em 90 dias e se estender por vários anos. Os pagamentos geralmente são valores fixos por capital e juros.
Em termos de segurança, os fornecedores de produtos e serviços dependem da boa fé do comprador para pagamento. Contas a pagar não são seguradas com garantia. Por outro lado, as notas promissórias geralmente pegam os ativos fixos que são comprados como garantia para o empréstimo.
Os documentos a serem pagos são normalmente usados para comprar ativos fixos, como equipamentos, instalações e propriedades. Estas são notas promissórias formais para uma quantidade específica de dinheiro que um mutuário paga durante um certo período de tempo, com juros.
Documentos a pagar a curto e longo prazo
Os documentos a pagar geralmente são relatados no balanço patrimonial em duas categorias: curto prazo e longo prazo.
Um documento a pagar é classificado no balanço patrimonial como um passivo de curto prazo se vencer nos próximos 12 meses, ou como um passivo de longo prazo se vencer em uma data posterior ao ano.
Por exemplo, um empréstimo de curto prazo para comprar estoques adicionais em preparação para as festas de final de ano seria classificado como passivo circulante, uma vez que provavelmente será pago dentro de um ano.
A compra de terrenos, edifícios ou grandes equipamentos será comumente classificada como um passivo de longo prazo, uma vez que os empréstimos de longo prazo serão pagos ao longo de muitos anos.
A parcela de curto prazo do documento a pagar é a quantia devida no próximo ano. A parcela de longo prazo é aquela que expira em mais de um ano.
A classificação adequada dos documentos a serem pagos é de grande interesse da perspectiva de um analista, para ver se esses documentos expiram em um futuro próximo. Isso pode indicar um problema de liquidez iminente.
Exemplo
Um exemplo de documento a pagar é um empréstimo concedido por um banco à empresa HSC.
A HSC toma emprestados US $ 100.000 do banco para comprar o estoque deste ano. A empresa HSC assina o documento como um mutuário e concorda em devolver ao banco pagamentos mensais de US $ 2000, incluindo juros mensais de US $ 500, até que o documento a pagar seja pago integralmente.
A HSC cobra US $ 100.000, 00 em sua conta corrente e credita seu documento a pagar pelo valor do empréstimo. O banco faz o contrário: debita sua conta a receber e credita sua conta em dinheiro.
No início de cada mês, a HSC faz o pagamento do empréstimo de US $ 2.000, debitando a conta a pagar por US $ 1.500, debita a conta de despesa de juros em US $ 500 e credita a conta em dinheiro de US $ 2.000.
Mais uma vez, o banco registra o lado reverso da transação. Débito do dinheiro por US $ 2000, creditar os documentos a receber por US $ 1500 e juros por US $ 500.
Esse conjunto de lançamentos de lançamentos acontece todo ano até que o documento a pagar seja completamente cancelado.
Diferença entre conta a pagar e documento a pagar
Por exemplo, se uma empresa desejar emprestar US $ 100.000 de seu banco, o banco exigirá que os executivos da empresa assinem um contrato formal de empréstimo antes que o banco entregue o dinheiro.
O banco também pode exigir que a empresa se comprometa com garantias e que os proprietários da empresa garantam pessoalmente o empréstimo.
A empresa registrará esse empréstimo na conta contábil a pagar. O banco registrará o empréstimo no seu documento de contabilidade geral.
Em contraste com o empréstimo bancário, basta ligar para um dos fornecedores da empresa e solicitar a entrega de produtos ou suprimentos. No dia seguinte, os produtos chegam e um recibo de entrega é assinado.
Alguns dias depois, a empresa recebe uma fatura do fornecedor onde fica estabelecido que o pagamento dos produtos expira em 30 dias; essa transação não envolveu uma nota promissória.
Como resultado, essa transação é registrada nas contas a pagar do razão geral da empresa. O fornecedor registrará a transação com um débito em sua conta de ativos a receber e um crédito na conta de vendas.
