Como é o organograma de um hotel? (e suas funções)

O organograma de um hotel representa os trabalhos que um hotel precisa para realizar seus processos de trabalho, missão, visão e valores.

Cada hotel, pequeno, médio ou grande, precisa de uma estrutura organizacional para realizar suas operações diárias. Ele é usado para ajudar a dividir tarefas, especificar o trabalho de cada departamento e delegar autoridade dentro e entre os departamentos.

O organograma acima é característico de um hotel de 5 estrelas, embora um hotel de 4 estrelas possa ter o mesmo número de apartamentos ou mais. O número de estrelas pode descer ou subir independentemente ao número de departamentos.

Por exemplo, o hotel «NY King» poderia manter todos os apartamentos e subir de 4 a 5 estrelas. Ou vice-versa; descer de 5 a 4 estrelas e manter todos os departamentos.

O número de apartamentos irá variar dependendo dos serviços oferecidos pelo hotel. Talvez um hotel de luxo - 5 estrelas - tenha serviços turísticos para clientes, academia, piscina, quadras de tênis, SPA, discoteca ... Outro hotel de menor tamanho não terá esses serviços adicionais e por isso não precisará de tantos funcionários, diminuindo o número de departamentos.

As posições mais comuns em um hotel são: diretor, diretor de marketing, diretor de contabilidade, diretor de pessoal, diretor de engenharia, diretor de compras, gerente de sala e gerente de restaurante.

Dessas posições são geradas outras que são inferiores, mas não menos importantes, para cumprir a função principal do hotel; acomodar hóspedes dando a maior qualidade possível, dependendo do número de estrelas de cada hotel.

Quem é responsável pela organização de um hotel?

Normalmente, o gerente do organograma de uma empresa é o diretor de Recursos Humanos.

Além do organograma, você precisará ter posições de trabalho bem definidas na "descrição do trabalho" para que as funções de cada funcionário estejam bem definidas. Isso será essencial para a contratação de novos funcionários e para cada funcionário saber o que fazer.

Por outro lado, existem hotéis que terceirizaram as funções de RH, especialmente os hotéis menores que não fazem parte das redes hoteleiras.

Trabalhos comuns em um hotel e suas funções

1- Gerente Geral / Gerente de Hotelaria

É a posição de maior responsabilidade:

• É responsável pela administração, controle e desenvolvimento do hotel, verificando que todas as outras áreas departamentais estão funcionando da melhor maneira possível.
• Define as políticas da empresa e os objetivos que devem ser atingidos.
• Verifique se cada departamento está atendendo aos objetivos definidos, oferecendo excelente qualidade de serviço.
• Gerencia a gestão de recursos humanos, marketing, segurança, qualidade e coordenação de todos os aspectos necessários para o bom funcionamento do hotel.

2- gerente de vendas

Além de complementar os outros departamentos principais, sua principal função é participar de vendas e publicidade:

• Encontre clientes
• Apresentar para a empresa.
• Ofereça os serviços.
• Feche negócios com os clientes.
• Desenvolver estratégias de publicidade.
• Promova os serviços do hotel.
• Pesquise clientes em potencial.
• Relate os resultados das vendas para o departamento contábil e financeiro.

Assistente de vendas

O objetivo principal desta posição é apoiar o trabalho de seu superior, o chefe e / ou gerente de vendas, para controlar, classificar e ordenar as vendas realizadas, bem como recolher faturas para realizar o devido processo na ordem administrativa.

O departamento de sala é o encarregado de capturar os pedidos de reserva e atendimento ao cliente para este fim, bem como controlar as verificações e pagamentos do mesmo.

Você também deve supervisionar que os quartos estejam limpos, trabalhando em estreita coordenação com os recepcionistas e governantas.

Eles têm a tarefa de determinar a disponibilidade de quartos e aceitar e confirmar reservas.

O supervisor ou gerente de reservas é o encarregado de orientar o bom desempenho do departamento e os agentes de reservas executam as funções de atendimento de reservas através de todos os diferentes meios que chegam (meios de comunicação, reservas de grupos, online, passeios, operadores, etc), gerenciar o dinheiro proveniente dos depósitos correspondentes e garantir as reservas feitas.

Executivo de vendas

É um dos trabalhos mais importantes, pois é responsável por um portfólio de vendedores que devem saber o que fazer.

Ele é responsável pelo que cada um de seus funcionários faz, ele deve conhecer o movimento de todas as contas e se houver algum problema com eles, ele deve assumir a responsabilidade por isso.

Você deve fornecer um índice detalhado das declarações de contas, tomar a iniciativa de obter contas importantes para sua empresa.

O sucesso ou fracasso da empresa depende deles, é uma posição muito complexa que requer um nível extremo de compromisso e responsabilidade.

3- Gerente de serviços

É responsável por supervisionar o departamento de serviços:

• Custos de controle
• Obter uma clientela fiel
• Promover boas relações entre os funcionários.
• Resolver as dúvidas e preocupações dos serviços de todos os clientes.
• Cumprir os objetivos de vendas
• Dê o exemplo cumprindo padrões éticos.
• Assegurar que um alto nível de qualidade está sendo oferecido e que o negócio é lucrativo.

Administração e Finanças

É uma posição importante porque você tem controle sobre assuntos administrativos, você deve concordar com o Diretor Geral sobre como os assuntos serão distribuídos e informá-lo sobre os diferentes estágios e eventos relacionados a eles.

Você deve gerenciar os recursos financeiros, orçamentos, despesas, despesas e investimentos em conjunto com as Diretorias e Unidades da empresa.

Supervisiona a gestão de recursos financeiros, coordena trusts regulados pelo governo, supervisiona processos relacionados à administração de pessoal.

Registrado e mantém o fornecimento e aquisição de serviços materiais, patrimoniais e gerais da corporação.

Estratégias empresariais

Como o próprio nome diz, é responsável pela criação de estratégias e planos para ingressar em novos mercados e fortalecer os pontos fortes da empresa, bem como melhorar a experiência e o conhecimento de cada membro da associação ou organização.

Sua principal função é focada na responsabilidade direta sobre as atividades de vendas da empresa, gerenciamento de marketing, promoção e distribuição, planejamento de vendas, organização das diferentes distribuições.

Atribuir objetivos para atender no que diz respeito às vendas de acordo com produtos e áreas, criar planos estratégicos para melhorar o sucesso da empresa, estudar os clientes e locais que podem ser mais adequados para promover.

Promove um ambiente de trabalho em equipe promovendo o espírito de vendas do pessoal responsável.

Analise as possíveis causas dos problemas e reclamações do cliente.

Crie políticas para determinar preços e condições de vendas.

Crie planos para aumentar o progresso do treinamento das pessoas em seu departamento.

É responsável por receber, filtrar e distribuir os diferentes procedimentos e melhorias em termos de qualidade de serviço.

Controladoria e contabilidade

Departamento responsável pela análise e controle das operações financeiras e contábeis.

Também está envolvida na preparação de orçamentos anuais, previsões de receita, demonstrações financeiras, criação de relatórios sobre a situação financeira, auditorias do escritório do controlador, etc.

Compras

É uma posição muito importante para o desenvolvimento adequado do trabalho na empresa, porque eles são responsáveis ​​pela cadeia de suprimentos e compram todos os bens necessários para o estabelecimento funcionar de forma eficaz.

Pode ser compras para o uso da empresa como para revenda e / ou matéria prima para a produção de seus próprios produtos.

Essa posição também inclui a compra de serviços relacionados a transporte ou marketing.

Eles são responsáveis ​​pelo uso de sistemas de informação e informática para a gestão da organização.

Eles planejam e dirigem todas as atividades relacionadas à ciência e tecnologia da computação na empresa para a qual trabalham.

Determine as metas de negócios para o design de planos para atingir as metas definidas anteriormente.

4- Gerente Assistente

Ele é responsável por cumprir todas as tarefas do gerente quando este está ausente.

Em geral, ele não toma decisões importantes sem primeiro consultar o gerente, mas ele tem uma decisão sobre questões rotineiras e comuns que podem surgir no desenvolvimento normal do hotel.

Ele deve ser treinado com todas as informações e conhecimentos necessários para assumir uma posição tão importante, conhecer todas as funções, o pessoal, suas tarefas, substituições, etc.

Além disso, o conhecimento dos regulamentos legais é algo que não pode faltar para evitar problemas com a lei.

Você precisa resolver rapidamente e ter um plano B para tudo, caso as coisas não saiam de acordo com as expectativas.

Gerente de divisão

Seu trabalho é planejar, supervisionar e controlar que todas e cada uma das políticas operacionais relacionadas à sua área sejam realizadas:

• Planejar e supervisionar o funcionamento de grupos e convenções.
• Analise estatísticas mensais.
• Estabelecer padrões e normas para a prestação de serviços em sua área.
• Receba reclamações relativas à sua área.
• Coordena com o chefe de manutenção o bom desempenho de seu trabalho.

Chefe de recepção

Organize e controle as tarefas do departamento de recepção:

• Prepara o horário do pessoal responsável.
• Gerenciar reclamações.
• Ele se comunica com os outros departamentos, se necessário.
• Eles cuidam do cliente e resolvem qualquer dúvida ou preocupação.
• Ele é o principal responsável pelo contato com o cliente.

Governanta

Este departamento tem o maior número de funcionários responsáveis ​​por todo o hotel e é o principal responsável pela limpeza de todo o estabelecimento: tanto as áreas comuns do hotel e os corredores, escritórios, salas, etc.

Esta posição é extremamente importante porque a limpeza é a carta de apresentação de um hotel, depende muito do sucesso ou fracasso.

Deve receber treinamento, os funcionários devem ser amigáveis ​​e transmitir calor aos convidados.

Gerente de Alimentos e Bebidas

É responsável por supervisionar a preparação e decoração de cada um dos pratos e bebidas preparados na área da cozinha do hotel seguindo as receitas e padrões previamente estabelecidos pelo hotel.

Garantir o correto desenvolvimento das funções dos demais colaboradores, bom manuseio dos materiais, evitar desperdício de material, elaborar o cardápio, supervisionar a área de sobremesas, licores, estoque geral, etc.

Deve fazer as aquisições necessárias e controlar os armazéns.

Estar no controle de todos os funcionários sob sua responsabilidade.

Capitão de atenção ao público

Responsável pelo gerente do correto funcionamento dos serviços oferecidos pelo restaurante ou lanchonete.

• Receba o cliente.
• Acompanha-o à mesa.
• Receba sugestões
• Atire na lanchonete.
• Verifique se todos estão fazendo o trabalho deles.
• Verifique os suprimentos.
• Ajudar os garçons, se necessário.

É responsável pelo controle da equipe, criando os cardápios, monitora o uso racional de matérias-primas e outros bens, controla a produção e qualidade dos pratos, determina os horários de trabalho de outros trabalhadores sob seus cuidados.

Gerente Geral de Serviços

Ele é responsável pelo desenvolvimento de um programa anual de manutenção e prevenção de máquinas e equipamentos.

Tome todas as medidas necessárias para manter e melhorar as condições arquitetônicas da propriedade.

Administração de serviços básicos, suporte às áreas que o integram, salvaguardar a segurança da propriedade e seus ocupantes, operar a comissão de segurança e higiene.

Chefe de manutenção

• Deve resolver todos os problemas que ocorrem em tempo recorde para que a produção não seja interrompida.
• Você deve organizar e coordenar ordens de serviço de manutenção para todo o pessoal sob sua responsabilidade.
• Coordena a entrega e recepção dos materiais necessários para realizar os trabalhos de manutenção.
• Verifique a ordem e a qualidade do trabalho realizado.
• Autorizar a remoção de materiais armazenados no armazém.
• Se necessário, fornecer treinamento em equipamentos, materiais e ferramentas presentes nas instalações.

Chefe de segurança

É responsável pela prevenção de riscos ocupacionais.

• Analise as possíveis situações de risco.
• Elabore planos de segurança.
• Inspecione a equipe.
• Supervisiona os sistemas.
• Garante a segurança de clientes e funcionários.
• Prepara relatórios sobre tudo o que foi feito e o que aconteceu.
• Controle de estacionamento

Chefe de jardinagem

Responsável por tudo relacionado ao jardim e sua manutenção.

Gerente administrativo

Sua função é planejar e direcionar a gestão administrativa da empresa.

• Gerenciar relacionamentos com fornecedores.
• Controle disciplinar de pessoal.
• Crie estratégias de produção, etc.

Chefe de recursos humanos

Ele é responsável por tudo relacionado ao controle de recursos humanos e trabalha em contato direto com a Gerência Geral e outros gerentes.

• Você deve manter um ambiente de trabalho favorável.
• Organize os subsistemas de RH
• Mediata conflitos entre funcionários.
• Garantir o bem-estar das relações empregado-empresa.

Gerente de armazém

Ele controla as entradas e saídas de todos os materiais, equipamentos, produtos, ferramentas e, em geral, todos os bens de propriedade da empresa.

Também realiza auditorias e inventários para controle correto e efetivo.

Assistente de contabilidade

Suas tarefas estão relacionadas a tarefas de contabilidade, entre algumas de suas muitas funções podemos encontrar:

• Gestão de estoques
• Pagamento de serviços.
• Declarações fiscais.

Auxiliar administrativo

Suas principais funções são:

• Processe correspondência, receba documentos, responda chamadas, visite, arquive documentos, processe arquivos, mantenha a agenda atualizada, etc.

Outro esquema é: