Entradas no diário: para que servem, elementos e exemplos
Entradas de diário são os registros de transação que fazem parte do diário contábil. Portanto, eles são usados para registrar transações comerciais nos registros contábeis de uma empresa.
Eles podem ser registrados no razão geral, mas também, às vezes, em um livro auxiliar, que será então resumido e transferido para o razão geral. O razão geral é usado para criar as demonstrações financeiras do negócio. Como resultado, os lançamentos no diário alteram diretamente os saldos das contas no razão geral.
Nos sistemas de contabilidade manual ou automatizada, as transações comerciais são registradas pela primeira vez em um periódico. É daí que vem o termo das entradas de diário.
Eles são uma parte importante da contabilidade. Eles podem consistir em vários registros, cada um dos quais será um débito ou um crédito. O total dos débitos deve ser igual ao total dos créditos, caso contrário, será dito que o lançamento no diário é "desequilibrado".
Lançamentos de diário podem registrar itens exclusivos ou itens recorrentes, como depreciação ou amortização de títulos.
Para que servem?
Entradas no diário são a primeira etapa do ciclo contábil e são usadas para registrar todas as transações contábeis no sistema contábil.
Como os eventos comerciais ocorrem durante todo o período contábil, os lançamentos contábeis são registrados no diário geral para mostrar como o evento alterou a equação contábil.
Por exemplo, quando a empresa gasta dinheiro para comprar um veículo novo, a conta em dinheiro é reduzida ou creditada, e a conta do veículo é aumentada ou debitada.
A lógica por trás de um lançamento no diário é registrar cada transação comercial em pelo menos dois lugares, conhecida como contabilidade de entrada dupla.
Por exemplo, quando uma venda à vista é gerada, isso aumenta a conta de vendas e a conta de caixa. Se você comprar produtos com crédito, isso aumentará a conta de contas a pagar e a conta de estoque.
Entradas de diário, e sua documentação acompanhante, devem ser arquivadas por vários anos, pelo menos até que não seja mais necessário auditar as demonstrações financeiras da empresa.
O período mínimo de preservação para lançamentos contábeis deve ser incluído na política de arquivamento corporativo.
Sistemas contábeis informatizados
Os sistemas de contabilidade informatizados registram automaticamente a maioria das transações comerciais nas contas contábeis gerais.
Isso eles fazem imediatamente após ter preparado as faturas de vendas, emitindo os cheques para os credores, processando os recebimentos dos clientes, etc.
Portanto, entradas de diário não serão vistas para a maioria das transações comerciais, como faturas de clientes ou fornecedores. Entradas de diário não são usadas para registrar atividades de grande volume.
Em um software contábil, os lançamentos contábeis geralmente são inseridos em módulos separados, como contas a pagar, que possui seu próprio livro auxiliar, afetando indiretamente o razão geral.
No entanto, alguns lançamentos terão que ser processados para registrar transferências entre contas bancárias ou registros de ajustes contábeis.
Por exemplo, provavelmente no final de cada mês, você precisa criar um lançamento contábil para registrar a depreciação. Essa entrada conterá um débito nas despesas de depreciação e um crédito na depreciação acumulada.
Além disso, é provável que haja uma entrada de diário para acumular juros em um empréstimo bancário. Esta entrada conterá um débito em despesas de juros e um crédito em juros a pagar.
Elementos
Uma entrada de diário manual registrada no diário geral de uma empresa consistirá dos seguintes elementos:
- A data correspondente.
- Valores e contas que serão debitados.
- Valores e contas que serão creditados.
- Uma breve descrição ou nota.
- Uma referência, como um número de cheque.
Esses valores registrados, que aparecerão no diário ordenado por data, serão lançados nas contas do razão geral.
Geralmente, as entradas de diário são impressas e armazenadas em uma pasta de transações contábeis, com os materiais de backup que justificam essas entradas.
Assim, os auditores externos podem acessar essas informações como parte de sua auditoria de final de ano das demonstrações financeiras e sistemas relacionados da empresa.
Como escrever um diário
A estrutura detalhada para escrever um lançamento contábil na contabilidade é indicada da seguinte maneira:
- Uma linha de cabeçalho, que pode incluir um número de lançamento no diário e uma data de entrada.
- A primeira coluna contém o número da conta e o nome da conta na qual a entrada está registrada. Este campo terá um sangramento se for para a conta que está sendo creditada.
- A segunda coluna contém o valor do débito que deve ser inserido.
- A terceira coluna contém o valor do crédito a ser inserido.
- Uma linha de rodapé também pode conter uma breve descrição do motivo do assento.
Dessa forma, o formato básico de entrada do registro de lançamento no diário é apresentado da seguinte forma:
As regras estruturais de um lançamento contábil manual são que deve haver no mínimo dois elementos em duas linhas diferentes na entrada e que o valor total entrado na coluna de débito deve ser igual ao valor total entrado na coluna de crédito. .
Exemplos
Assento de ajuste
Um lançamento contábil de ajuste é usado no final do mês para poder modificar as demonstrações contábeis e, assim, cumprir a estrutura contábil relevante, como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos ou as Normas Internacionais de Contabilidade.
Por exemplo, os salários não pagos podem ser acumulados no final do mês se a empresa estiver usando uma base contábil de competência.
Assento composto
Uma entrada de diário composto é aquela que inclui mais de duas linhas de assentos. Geralmente é usado para registrar transações complexas ou várias transações ao mesmo tempo.
Por exemplo, o lançamento contábil manual para registrar uma folha de pagamento geralmente contém muitas linhas, pois envolve o registro de numerosas obrigações fiscais e deduções na folha de pagamento.
Assento reverso
Normalmente, este é um assento de ajuste que é invertido no início do próximo período. Isso geralmente acontece porque uma despesa deve ter acumulado no período anterior, mas não é mais necessária.
Portanto, o acúmulo de salários no período anterior é revertido no período seguinte, para ser substituído por uma despesa real de folha de pagamento.
