Tonelagem de caixa: como é feito e exemplo

Liquidação em dinheiro é um processo que geralmente é realizado em empresas como supermercados, restaurantes e bancos, feito no final do dia útil ou no final do turno de um caixa. Esse processo contábil torna o caixa responsável pelo dinheiro em sua caixa registradora.

Mesmo com os modernos sistemas de ponto de venda atualmente em vigor, ainda é necessário um procedimento para contabilizar a receita em dinheiro de uma loja. Esses controles internos são necessários para evitar o manuseio indevido de dinheiro e para salvaguardar ativos contra perda ou roubo.

Controles internos sólidos não apenas promovem eficiência operacional, mas também garantem registros contábeis confiáveis, que serão necessários no momento do preenchimento dos impostos.

Uma das causas mais comuns de redução ou perdas em uma loja é devido ao mau manuseio de dinheiro. Quando investigada, a causa mais comum corresponde à falta de procedimentos ou controles adequados.

Como fazer uma caixa registradora?

No início de cada turno, cada caixa deve receber sua própria gaveta de caixa. Você tem que fazer o caixa contar o dinheiro na gaveta para verificar o saldo inicial.

Você quer manter uma quantia constante de dinheiro na caixa. Isso garante que sempre haverá dinheiro suficiente para mudar os clientes.

O próximo passo para manter a caixa arrumada é fazer depósitos de dinheiro ao longo do dia. Dependendo do volume e quantidade de transações, a quantidade de depósitos que serão feitos irá variar.

Depois de determinar quando este depósito será feito, o dinheiro é contado e a diferença da contagem matinal inicial é subtraída. A caixa registradora de uma caixa registradora geralmente é feita no final do dia ou no final do turno de um caixa.

A gaveta do caixa e seu conteúdo devem ser levados para um escritório ou outra área isolada para preparar o relatório. Esta é a hora de certificar-se de que o dinheiro que entrou e saiu durante o dia foi feito de forma eficiente e honesta.

Execução de tonelagem

Ao se preparar para contar o dinheiro, todas as contas grandes, cheques e cupons de alimentação são reservados e retirados.

Primeiro, o montante total na caixa é contado, incluindo cheques e rendimentos de cartões de crédito. Depois de terminar de adicionar os valores, esse número é comparado manualmente com o que o sistema de ponto de venda mostra.

Depois que a gaveta do caixa volta ao seu montante inicial atribuído, ela é colocada no cofre ou entregue a outro caixa que está iniciando seu turno. Agora, as contas e as alterações que foram colocadas de lado juntamente com os cheques da caixa do caixa são contados.

É isso que compõe o depósito de vendas do caixa. A maioria das caixas registradoras pode imprimir um recibo de venda e um recibo de caixa. Esses recibos indicam quanto o caixa fez nas vendas e quanto dinheiro foi lançado.

Se as quantias correspondem, tudo está bem. Caso contrário, você terá que examinar um pouco mais.

Separação de funções

Você deve considerar ter duas pessoas para arquivar as caixas. Uma pessoa contará a gaveta e criará o relatório de caixa diário, enquanto a outra preparará o depósito bancário.

Ambas as pessoas devem assinar o relatório, indicando sua responsabilidade pelos números mostrados. Embora nenhum sistema possa evitar fraudes, essa trilha de auditoria ajudará a desestimular a cumplicidade entre os funcionários.

Restante ou ausente

Quando ocorre uma discrepância, o dinheiro é contado novamente para garantir que o valor esteja correto.

Qualquer excesso e / ou ausente deve ser investigado. Pequenas discrepâncias são comuns e geralmente são causadas por erros humanos, possivelmente para o caixa informar a alteração para um cliente. As principais discrepâncias são aquelas que devem ser observadas mais de perto.

Discrepâncias freqüentes podem ser um sinal de roubo de um funcionário ou indicam que é necessário mais treinamento para um caixa eletrônico específico.

O excedente / faltante sempre pode ser calculado subtraindo a quantia de dinheiro na gaveta, excluindo o valor inicial, da quantia impressa no recibo do caixa.

Dependendo da quantidade de remanescentes / ausentes e das circunstâncias envolvidas, as ações disciplinares podem variar. Os caixas perderam suas posições devido a excedentes / desaparecidos, seja por infrações repetidas, grandes excedentes ou desaparecidos.

A escassez é geralmente devido a faturas coladas, o caixa que retorna muito na mudança, ou talvez até mesmo algum dinheiro.

As sobras são produzidas tirando muito dinheiro dos clientes ou não inserindo itens corretamente no terminal de ponto de venda.

Exemplo

Na loja Omega, o processo de caixa registradora começa no final do dia anterior, quando o caixa John Doe e seu gerente aceitam o valor em dinheiro deixado na caixa registradora de John.

Quando John chega ao trabalho na manhã seguinte, ele começa com a quantia de dinheiro que sobrou na caixa. No final de cada dia útil, ele ou seu gerente publica um resumo da atividade do dia no caixa, para gerar um relatório das vendas totais feitas pelo caixa.

Para fazer isso, John conta a quantidade de dinheiro em sua caixa, bem como os totais de cheques, recibos de cartão de crédito e vendas de crédito da loja. Em seguida, preencha um formulário como este:

Resultado da Tonelagem

O gerente analisa a quantia realmente produzida pela caixa de John e a compara ao formulário preenchido.

Se a quantia de dinheiro na caixa não corresponder ao formulário, o gerente e John procurarão identificar o erro. Se não puder ser encontrado, um formulário de caixa excedente / faltante será preenchido.

Algumas empresas cobram do caixa qualquer déficit. Outros adotam a posição de demitir o caixa depois de um certo número de faltas por uma certa quantia de dinheiro. Por exemplo, três faltando mais de US $ 10.

O gerente da loja decide quanto dinheiro você deve deixar em dinheiro ou registrá-lo no dia seguinte. Faça essa tarefa para cada um dos caixas eletrônicos. Em seguida, depositar todo o dinheiro e cheques do dia em um banco em um depósito noturno.

Em seguida, o gerente envia um relatório com os detalhes do depósito ao contador para inserir os dados no sistema contábil.