Administração de contas a receber: características, objetivos

A administração de contas a receber refere-se ao conjunto de políticas, procedimentos e práticas empregadas por uma empresa com relação à administração de vendas oferecidas a crédito. É o manuseio de todas as faturas pendentes que uma empresa recebe após ter entregue um produto ou serviço.

Ou seja, é o manuseio da cobrança do dinheiro que os clientes devem a uma empresa. A maioria das empresas oferece aos seus clientes a oportunidade de comprar seus produtos e serviços a crédito. Quando adequadamente projetado, tal acordo pode ser mutuamente benéfico para a empresa e seus clientes.

Eles são um dos pilares da geração de vendas e devem ser gerenciados para garantir que eles se tornem influxos de caixa. Uma empresa que não converte eficientemente suas contas a receber em caixa pode ter pouca liquidez, paralisando seu capital de giro e enfrentando dificuldades operacionais desagradáveis.

Funcionalidades

Inclui a avaliação da solvência e do risco do cliente, o estabelecimento dos termos e políticas de crédito e o desenho de um processo adequado de cobrança dessas contas.

Avaliar o histórico financeiro e de crédito

Antes de aceitar fazer negócios com um cliente, a empresa realiza uma análise de sua solvência e liquidez de curto prazo, verificando seu histórico de crédito, suas demonstrações financeiras e as condições econômicas gerais do cliente.

Se necessário, você deve solicitar

Definir condições de pagamento claras

Um acordo viável para o cliente deve ser negociado sem sacrificar a rentabilidade do negócio. Por exemplo, o prazo de pagamento "5% a 10 dias, líquido para 30 dias" permite que o cliente pague 30 dias após a data de faturamento.

Também oferece um desconto de 5% no caso de o pagamento ser cumprido no prazo de 10 dias após a data da fatura.

As empresas devem equilibrar o benefício de estender os termos aos clientes com suas necessidades de fluxo de caixa.

Os descontos de vendas para incentivar o pagamento antecipado são uma boa prática que pode melhorar o fluxo de caixa de uma empresa.

O desconto oferecido deve ser atraente para incentivar o cliente a pagar a fatura dentro do período de tempo especificado, mas pequeno o suficiente para evitar a deterioração da margem de lucro.

Fornecer vários métodos de pagamento

Os atrasos de pagamento são geralmente causados pela inconveniência dos métodos de pagamento para os clientes. Diferentes opções podem ser adicionadas ao sistema de pagamento da empresa.

O método de pagamento banco a banco por meio do sistema de transferência eletrônica de fundos é muito mais acessível aos clientes.

Faça faturas eletrônicas

Já se foram os dias em que a única maneira de levar as contas aos clientes era pelo correio ou por um mensageiro. A tecnologia possibilitou que as empresas enviassem faturas digitalizadas por email.

Dessa forma, você pode enviar faturas assim que os projetos forem concluídos. A entrega atempada de faturas pode ajudar os clientes a se prepararem para a data de vencimento estipulada.

Processo de coleta

O processo de cobrança de pagamentos é bastante simples se todas as comunicações, documentação, contabilidade e assuntos pertinentes a ele relacionados forem mantidos atualizados.

Quando os pagamentos são recebidos, é feita uma entrada contábil, na qual a conta a receber é creditada e a conta em dinheiro é cobrada.

Contas inadimplentes

Em caso de incumprimento, poderá ser eficaz contratar agências de cobrança (ou o departamento da empresa) para recuperar a totalidade ou parte das dívidas incobráveis.

A maioria das empresas cria uma conta específica para lidar com contas inadimplentes, comumente chamadas de "Provisões para contas duvidosas" ou "Contas não cobráveis".

Objetivos

- Proporcionar um melhor fluxo de caixa e maior liquidez disponível para uso em investimentos ou aquisições, reduzindo o saldo total de contas a receber pendentes.

- Utilizar procedimentos que garantam que o potencial financeiro das contas a receber da empresa seja maximizado.

- Determinar antecipadamente o rating de crédito do cliente, estabelecendo os termos de crédito e pagamento para cada tipo de cliente.

- Supervisionar com frequência os clientes em busca de riscos de crédito.

- Detectar pagamentos atrasados ou vencimento de créditos no devido tempo.

- Contribuir diretamente para os lucros da empresa, reduzindo as dívidas incobráveis.

- Manter um bom relacionamento profissional com os clientes.

- Aumentar a imagem profissional da empresa.

Exemplos

A empresa Dharma Corp. está considerando flexibilizar sua política de crédito para oferecer crédito a clientes com uma classificação de alto risco e, assim, poder vender 20% a mais, já que tem capacidade de produção inativa.

Os seguintes dados são apresentados:

Com a proposta de flexibilização na política de crédito, espera-se:

Para saber se é viável, calcule a lucratividade resultante das vendas adicionais e veja se é maior ou menor que a soma total de:

- Perdas devido a dívidas incobráveis.

- Aumento no custo de cobrança.

- Maior custo de oportunidade para capital de giro fixo em contas a receber por um longo período de tempo.

Cálculo de rentabilidade adicional

Aumento de vendas em unidades: 300.000 x 20% = 60.000 unidades

Quando há capacidade de produção inativa, a rentabilidade adicional é a margem de contribuição incremental, uma vez que os custos fixos permanecem os mesmos.

Margem de contribuição unitária: US $ 80 - US $ 50 = US $ 30.

Rentabilidade adicional = 60.000 x US $ 30 = US $ 1 800 000