Gerenciamento Administrativo: Funções e Processos

A gestão administrativa é o conjunto de formas, ações e mecanismos que permitem utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros de uma empresa, para atingir o objetivo proposto. Baseia-se em quatro princípios fundamentais; a ordem é a primeira, pois cada trabalhador deve ocupar o cargo para o qual está qualificado.

A falta de ordem leva a um trabalho menos eficiente e ao mau uso dos recursos. O segundo princípio é disciplina; dentro da disciplina de gestão administrativa é um aspecto importante, uma vez que as regras e regras devem ser respeitadas e respeitadas por todos.

O terceiro princípio é a unidade de comando. O funcionário deve saber a quem ele relata seu trabalho e de quem receberá ordens, para evitar mensagens errôneas que prejudiquem a qualidade do trabalho. Finalmente, incentivar e valorizar a iniciativa na equipe é crucial para motivar; Isso terá um impacto positivo no ambiente de trabalho e no alcance das metas.

A gestão administrativa é primordial para a organização, pois forma a base sobre a qual as tarefas do grupo serão executadas, formando também uma rede orientada para atender os objetivos do negócio.

Funções

Realização de processos de gestão

Os processos de gestão devem ser adequadamente executados para que o desempenho efetivo em cada uma das funções administrativas seja realizado.

Estes devem incluir planejamento, organização, direção e controle, todos baseados no cumprimento dos objetivos.

Recrutamento

Refere-se à seleção, treinamento, colocação e remuneração do pessoal. A consecução dos objetivos da organização depende da capacidade de contar com o pessoal adequado, motivo pelo qual deve ser mantido o interesse em atender às necessidades dos funcionários e, ao mesmo tempo, ser fiel à organização.

Protegendo ativos

Os ativos de uma organização devem ser protegidos contra uso indevido, perda ou dano causado por roubo, incêndio ou qualquer outro meio.

Por isso, é necessário manter um registro adequado para cada tipo de ativo, responsabilizando a equipe pelo seu correto uso e guarda.

Relações públicas

Uma das funções importantes da gestão administrativa é o estabelecimento e manutenção de várias linhas de comunicação entre a organização e seu público relacionado (clientes, acionistas, funcionários, fornecedores, consumidores).

Estabeleça sequências de trabalho

Para um desempenho estável e sem interrupções do trabalho administrativo, sistemas e procedimentos de rotinas definidas devem ser desenvolvidos. Isso é motivado pelo caráter de interdependência e inter-relação entre as tarefas específicas de cada departamento.

Compra de ativos fixos

Em cada departamento, há necessidade de ativos fixos adequados para ter um desempenho eficiente e econômico do trabalho realizado. Portanto, um procedimento padrão deve ser seguido na seleção e compra de cada tipo de ativo fixo exigido.

Um aspecto importante é realizar uma detecção e avaliação da real necessidade do ativo, evitando gastos desnecessários que impactam as finanças da empresa.

Design e controle de formulários

Dado que o trabalho administrativo possui características particulares, os formulários utilizados devem ser projetados de forma a fornecer as informações necessárias de maneira adequada.

É dever da administração projetar esses formulários e tentar padronizar seu uso, a fim de reduzir custos.

Compra de artigos de papelaria e material de escritório

Esses artigos devem cobrir as necessidades dos usuários, pois afetarão a execução sistemática e rápida do trabalho realizado.

Portanto, é importante garantir a padronização, seleção e compra desses insumos, bem como sua distribuição para outros departamentos, quando necessário.

Processos de gestão administrativa

Planejamento

O planejamento é a pedra angular desse processo, pois isso levará a ações subsequentes a serem seguidas. Para levar a cabo um processo eficiente, é necessário considerar o seguinte:

- Tenha objetivos claros.

- Estudar o ambiente em que o trabalho será realizado.

- Identifique e atribua as tarefas que ajudarão a alcançar os objetivos.

- Realizar um plano abrangente de realizações, destacando os elementos criativos que ajudam a realizar efetivamente o trabalho.

- Determinar as políticas, métodos e procedimentos necessários para o desempenho do trabalho.

- Criar sistemas de alerta que permitam antecipar ações diante de problemas futuros.

- Atualize constantemente os planos, considerando os resultados dos controles exercidos sobre eles.

Organização

Para alcançar o sucesso, todos os recursos humanos, financeiros e materiais relacionados ao trabalho a ser realizado devem ser coordenados.

Isso implica o estabelecimento de um conjunto de regras e atribuições de tarefas que devem ser rigorosamente seguidas pelas pessoas envolvidas. Algumas dessas atividades são:

- Divida o trabalho considerando as unidades de operação.

- Agrupar tarefas por tarefas.

- Estruturar as unidades operacionais com critérios de gerenciabilidade e afinidade do trabalho.

- Selecione o pessoal que possui as habilidades necessárias para um trabalho específico.

- Estabelecer ajustes nas atividades realizadas, com base nos resultados de controle do mesmo espetáculo.

Direção ou execução

Para cumprir as estratégias planejadas e organizadas, é necessário tomar as ações que as iniciam e dar continuidade.

Entre essas medidas estão direcionar a atividade e promover o desenvolvimento do empregado no trabalho e no pessoal, para que essa motivação seja traduzida no alcance eficiente do objetivo. Essas estratégias podem ser:

- Guie e incentive o grupo a alcançar o objetivo.

- Estabelecer uma comunicação direta, aberta e transparente com cada um dos envolvidos, direta ou indiretamente, no trabalho.

- Desenvolver o potencial de cada membro.

- Criar incentivos para funcionários que se destacam em determinados critérios pré-estabelecidos, como criatividade, velocidade de conclusão, entre outros.

- Estabelecer mecanismos para avaliação constante do processo de execução, a fim de corrigir ações, se necessário.

Controle

É importante implementar estratégias para verificar se o que é planejado, organizado e executado está progredindo satisfatoriamente e efetivamente para alcançar o objetivo.

Isso permitirá que decisões sejam tomadas para substituir atividades ou reorientar o processo, o que permitirá que ele seja otimizado. Estas podem ser algumas das ações a seguir:

- Estabelecer comparações dos resultados com os planos gerais da empresa.

- Avaliar o produto do trabalho, com base nos padrões de desempenho do mesmo.

- Tornar públicos os meios a serem utilizados nas medições.

- Comunicar as sugestões ao pessoal responsável, para poder corrigir as ações necessárias.