Os 11 Princípios do Controle Administrativo Principal
Os princípios de controle administrativo são as regras gerais a serem seguidas no processo de análise se as ações estão sendo executadas conforme planejado e tomando as medidas corretivas necessárias para confirmar o planejamento.
Gerenciar significa tentar fazer o melhor uso possível dos recursos disponíveis para atingir o objetivo da empresa. Portanto, a administração inclui todas as operações da empresa.
Controles administrativos são o conjunto de procedimentos necessários para a eficiência administrativa e econômica. Como parte integrante do sistema de controle interno de uma organização, seu objetivo é garantir a implementação completa e oportuna das políticas e planos da administração.
Alguns exemplos de controles administrativos incluem mudanças de procedimento, treinamento de funcionários e instalação de sinais de alerta.
Os princípios básicos do controle administrativo podem ser agrupados em onze categorias, que refletem seu propósito e natureza, estrutura e processo. Estes princípios de controle administrativo são detalhados abaixo.
Princípios básicos de controle administrativo
Princípio de garantir o objetivo
O objetivo básico do controle administrativo é a realização dos objetivos. Isso é feito detectando falhas nos planos.
Os desvios potenciais ou reais dos planos devem ser suficientemente detectados para permitir uma ação corretiva eficaz.
Princípio da eficiência dos controles
Um sistema de controle administrativo deve detectar e destacar as causas dos desvios dos planos com os custos mínimos possíveis.
O princípio da eficiência é particularmente importante no controle, porque as técnicas tendem a ser onerosas e incômodas.
Um gerente pode ser tão absorvido no controle que ele pode gastar mais do que o necessário para detectar um desvio. Os controles que interferem seriamente na autoridade dos subordinados ou com a motivação daqueles que executam os planos são ineficientes.
Princípio da responsabilidade pelo controle
A principal responsabilidade pelo exercício do controle cabe ao gerente responsável pela execução dos planos. Sua responsabilidade não pode ser revogada ou anulada sem alterar a estrutura da organização.
A responsabilidade de controlar deve ser dada a pessoas específicas em cada estágio da operação.
Este princípio simples esclarece o papel muito raramente entendido de controladores e unidades de controle.
Essas agências atuam como um serviço que fornece informações de controle. No entanto, eles não podem exercer controle a menos que recebam autoridade administrativa e responsabilidade por coisas controladas.
Princípio da prevenção
Controle, como planejamento, deve olhar para frente e ser preventivo. Muitas vezes esse princípio foi negligenciado, em grande parte porque o controle dependeu mais de dados estatísticos e contábeis do que de previsões e projeções.
Embora as previsões não sejam precisas, elas são melhores que os registros históricos. Idealmente, um sistema de controle deve fornecer feedback instantâneo para corrigir, assim que ocorram, desvios de um desempenho desejado.
Se isso não for possível, o controle deve ser baseado nas previsões, a fim de prever desvios no tempo. Mais atenção deve ser dada à prevenção de deficiências do que remediá-las depois que elas ocorrerem.
Por exemplo, as previsões de caixa ajudam a manter a solvência das empresas, antecipando a escassez de caixa e evitando-as.
Princípio do controle direto
A grande maioria dos controles usados hoje baseia-se no fato de que os seres humanos cometem erros. Eles são freqüentemente usados como controles indiretos destinados a detectar erros, geralmente após o fato.
Sempre que possível, devem ser usados controles diretos destinados a evitar erros. Melhorar a qualidade dos gerentes pode minimizar a necessidade de usar controles indiretos. Gerentes de alta qualidade cometem muito poucos erros e executam todas as suas funções com a maior vantagem.
Princípio de reflexão de planos
Controle é a tarefa de garantir que os planos sejam executados de forma eficaz. Portanto, as técnicas de controle devem refletir a natureza específica e a estrutura dos planos.
Quanto mais claros e completos os planos da organização e mais controles forem projetados para refletir esses planos, mais eficazes serão os controles para atender às necessidades.
Por exemplo, o controle de custos deve ser baseado nos custos planejados de um tipo definido e específico.
Princípio da Pirâmide
Os dados de feedback devem ser reportados primeiro na parte inferior da pirâmide; isto é, para os supervisores e até mesmo para o pessoal operacional que está nos níveis mais baixos.
Isso dará aos funcionários a oportunidade de controlar suas próprias situações, além de acelerar as ações corretivas.
Princípio da adequação organizacional
Um sistema de controle administrativo está em conformidade com a área de autoridade administrativa e deve refletir a estrutura da organização.
Quando o sistema de controle administrativo é adaptado à estrutura da organização, determina a responsabilidade da ação e facilita a correção do desvio dos planos.
Da mesma forma, as informações devem ser adaptadas para avaliar o desempenho em relação aos planos para a posição do gerente que irá utilizá-lo. Em outras palavras, todas as figuras e relatórios usados para fins de controle devem ser em termos da organização.
Princípio da individualidade dos controles
Os controles são eficazes quando são consistentes com a posição, responsabilidade operacional, competência e as necessidades do indivíduo interessado.
O escopo e as informações detalhadas necessárias variam de acordo com o nível e a função do gerenciamento.
Da mesma forma, gerentes diferentes preferem diferentes formas e unidades de relatórios de informação. Portanto, os controles devem atender aos requisitos individuais de cada gerente.
Princípio de controle de pontos críticos
Todas as operações possuem certas vulnerabilidades ou pontos críticos. Estes são os que causam mais problemas e levam a grandes desvios.
Um gerente, ao exercer o controle, deve se concentrar nos fatores que são críticos para avaliar o desempenho.
Seria desnecessário e antieconômico para um gerente verificar todos os detalhes do desempenho. Portanto, você deve focar sua atenção em pontos críticos de desempenho.
Princípio da ação
O controle acaba sendo uma perda de tempo se medidas corretivas não forem tomadas. Entre as ações corretivas pode estar a redefinição de planos, uma reorganização, a substituição ou treinamento de um subordinado, a motivação do pessoal, etc.
O controle é justificado apenas quando os desvios indicados nos planos são corrigidos através de planejamento, organização, pessoal e gerenciamento adequados.
