Auditoria Operacional: Características, Objetivos, Procedimento
A auditoria operacional é uma revisão sistemática da eficácia, eficiência e economia da operação de uma organização sob controle gerencial, relatando os resultados da avaliação às pessoas apropriadas, juntamente com recomendações para melhorias.
A auditoria operacional é uma avaliação orientada para o futuro, sistemática e independente das atividades organizacionais. Este tipo de auditoria é substancialmente diferente de uma auditoria interna, em que o objetivo é examinar a adequação dos controles e avaliar a imparcialidade da apresentação das demonstrações contábeis.
Os dados financeiros podem ser usados na auditoria operacional, mas as principais fontes de evidência são políticas operacionais e conquistas relacionadas aos objetivos da organização.
Auditorias operacionais são normalmente realizadas por pessoal de auditoria interna, embora especialistas possam ser contratados para realizar revisões em suas áreas de especialização.
Os principais usuários das recomendações de auditoria são a equipe de gerenciamento e, especialmente, os gerentes das áreas que foram revisadas.
Funcionalidades
A auditoria operacional é um exame da maneira pela qual uma organização conduz seus negócios, a fim de sinalizar melhorias que aumentam sua eficiência e eficácia.
O processo é análogo aos de outros tipos de auditoria, como auditoria financeira, mas com a auditoria operacional é realizada uma investigação muito mais profunda do negócio.
Ele não está concentrado em um único projeto ou departamento, porque cada departamento desempenha um papel no processo operacional geral e está inter-relacionado com os outros.
As auditorias operacionais são objetivas, conduzidas por um auditor interno ou externo. Eles fornecem uma nova perspectiva sobre os aspectos bons e não tão bons das práticas e processos organizacionais.
Tipos
Auditoria operacional em empresas de manufatura
As empresas que fabricam produtos realizam auditorias operacionais para examinar seu processo de fabricação.
O fluxo da operação está sob escrutínio. Os funcionários fazem o melhor uso do seu tempo? Os produtos deixam o processo na velocidade mais rápida possível? As matérias-primas são desperdiçadas devido a um design ou uso inadequado?
Após a auditoria, a empresa pode fazer algumas mudanças para melhorar seu volume de produção, o que permitirá competir com seus concorrentes mais eficientes.
Auditoria operacional em empresas de serviços
Muitas empresas fornecem um serviço aos seus clientes, como hotéis, restaurantes, oficinas de automóveis ou eletrodomésticos.
Essas empresas podem realizar uma auditoria operacional para verificar a interação de seus funcionários com os clientes. Dessa forma, você pode medir o tempo necessário para realizar uma transação ou fazer uma apresentação de vendas para um cliente em potencial.
Compradores fictícios, desconhecidos dos funcionários, também podem ser usados para medir e melhorar o atendimento ao cliente. As auditorias operacionais também podem examinar a segurança, os cronogramas, o uso de provedores externos e a configuração e a aparência física do negócio.
Objetivos
O objetivo da auditoria operacional é determinar se os controles internos do negócio, bem como as políticas e procedimentos, são suficientes para produzir um nível ótimo de eficiência e eficácia.
Isso é crucial para as empresas, já que a falta de eficiência e eficácia geralmente significa custos operacionais mais altos ou menos vendas, o que às vezes representa a incapacidade da empresa de manter e competir no mercado.
As empresas e outras organizações recorrem ao processo de auditoria operacional para realmente obter uma boa ideia se a empresa está funcionando bem e obtém novas ideias sobre como melhorar.
As organizações podem esperar atingir os seguintes objetivos principais ao realizar qualquer auditoria operacional:
Influenciar a mudança positiva
Entenda como futuros processos, políticas, procedimentos e outros tipos de gerenciamento produzirão a máxima eficiência e eficácia.
Entenda os riscos
O tipo de risco associado ao risco operacional e de negócios varia de uma paralisação comercial, omissões ou erros de funcionários, falhas no sistema de informações, falhas de produtos, problemas de saúde e segurança, perda de funcionários importantes, fraude, perdas de fornecedores e litígios.
Identifique oportunidades de melhoria
Como resultado da compreensão dos riscos, os auditores podem determinar onde fazer melhorias e como mitigar os riscos, melhorando as oportunidades.
As categorias gerais de risco, onde as melhorias devem ocorrer, são o risco operacional, o risco financeiro, o risco ambiental e o risco de reputação.
Informar a gerência sênior
Os resultados da auditoria devem aparecer em um relatório claro e detalhado que forneça análises objetivas, avaliações, recomendações e comentários relevantes sobre as atividades revisadas.
Procedimento
Início da auditoria
- Estabelecer o primeiro contato com o auditado e os líderes designados para explicar o processo de auditoria e reunir informações básicas sobre a empresa, a fim de determinar os pontos críticos.
- Avaliar as necessidades e expectativas das partes interessadas, considerando o nível de desempenho do auditado, os resultados de auditorias anteriores e a maturidade do sistema de gestão auditado.
Preparação de atividades
- Determine o escopo e os riscos potenciais, estabeleça os procedimentos e identifique os recursos.
- Prepare o plano de auditoria, atribua o trabalho e organize os planos de ação e os documentos necessários.
- Realize uma reunião para confirmar que todas as partes concordam com o plano proposto.
Compilação e verificação de informações
- Revise os documentos ao longo do processo. A equipe deve se reunir periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso e reatribuir o trabalho, se necessário.
- Revisar as fontes de informação, auditando as evidências e avaliando-as de acordo com os critérios de auditoria.
Geração de descobertas
- Os resultados vão ou não estão em conformidade com os critérios de auditoria. Para um achado não-conforme, as evidências que o suportam devem ser registradas.
- Revise as informações com o auditado para determinar se as evidências estão corretas.
Reunião de encerramento
- Antes da reunião de encerramento, a equipe de auditoria deve concordar com as conclusões, preparar as recomendações e discutir o acompanhamento.
- Conduzir a reunião de encerramento para apresentar os resultados e conclusões. Avaliar o feedback das partes interessadas.
Preparação e distribuição do relatório
- O líder da equipe comunica os resultados com um relatório de auditoria completo, preciso, conciso e claro.
- Escreva o relatório de auditoria, reunindo-se com a gerência até que seja estabelecido como o gerenciamento irá abordar os problemas encontrados.
- O relatório deve ser revisado e aprovado de acordo com os procedimentos acordados. Distribua o relatório para os destinatários correspondentes.
Complete a auditoria
O trabalho é concluído quando todas as atividades de auditoria planejadas são executadas. Por outro lado, os documentos são salvos ou destruídos de acordo com os procedimentos estabelecidos no início da auditoria.
