Secretário Executivo: perfil, habilidades e funções necessárias
O secretário executivo é um trabalho ou profissão que serve para fornecer o máximo de apoio aos funcionários seniores de uma empresa ou organização. Ele será quem organizará e manterá o cronograma dos executivos e os ajudará a executar uma grande variedade de tarefas administrativas.
O objetivo é contribuir para a eficiência global do negócio, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas a ele serão realizadas de forma oportuna e eficiente. Uma secretária é a pessoa que fornece suporte administrativo. Eles podem executar tarefas como escrever e arquivar, atender o telefone e transmitir mensagens.
Por outro lado, o secretário executivo, ou assistente administrativo, também faz algumas dessas atividades, juntamente com a coordenação do escritório, pesquisa de produtos, interação com fornecedores, pedidos de produtos e criação de um banco de dados. .
Normalmente, os secretários executivos recebem salários mais altos do que os secretários, porque desempenham funções de alto nível e aceleram a produtividade do escritório.
Perfil obrigatório
- Licenciatura em administração de empresas ou áreas afins.
- Experiência comprovada como secretária executiva ou cargo administrativo similar.
- Deve ser competente na gestão do Microsoft-Office de forma integral, e no software «back-office», por exemplo, sistemas ERP.
- Profundo conhecimento da administração de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como do vocabulário técnico relevante que é tratado na indústria.
- Familiaridade com os métodos básicos de investigação e com as técnicas de apresentação de relatórios.
- Excelente capacidade de organização e gestão do tempo.
- Excelente capacidade de comunicação e negociação.
- Integridade e confidencialidade.
Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com grande capacidade de gerenciamento do tempo e capacidade multitarefa. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas.
Muitos gerentes dependem muito de sua secretaria executiva para coordenar tarefas cotidianas e mantê-las na agenda. Eles precisam de muito tato e assertividade como guardiões do tempo do gerente.
Habilidades necessárias
Os secretários executivos devem ser eficientes em habilidades básicas, como redação, gramática, ortografia e pontuação, e ter experiência no uso de equipamentos de escritório e aplicativos de software comuns, como processamento de texto, planilhas e gráficos.
Da mesma forma, eles devem ter excelentes habilidades para gerenciar o tempo e a capacidade de lidar efetivamente com várias responsabilidades.
Por outro lado, um secretário executivo também precisa de outras qualidades, como bom senso, diplomacia, discrição e capacidade de resolver problemas de forma autônoma.
Eles precisam de fortes habilidades de comunicação para interagir com o público, escrever relatórios e revisar publicações.
Ouça ativamente
Deve saber prestar muita atenção ao que as outras pessoas dizem, dedicando tempo para entender os pontos que estão sendo feitos, fazendo perguntas conforme apropriado e não interrompendo em momentos inapropriados.
Compreensão de leitura
Compreensão completa de sentenças e parágrafos escritos em documentos relacionados ao trabalho.
Gerenciamento de tempo
Saiba como gerir eficientemente tanto o seu tempo como o tempo dos outros.
Saber falar
Fale claramente com outras pessoas para poder transmitir informações de forma eficaz.
Escrevendo
Ter uma comunicação eficaz por escrito, de acordo com o que for mais apropriado para as necessidades do público.
Pensamento critico
Uso de lógica e raciocínio para poder identificar os pontos fortes e fracos de soluções alternativas, conclusões ou abordagens para os problemas que surgem.
Aprendizagem proativa
Compreender as implicações de novas informações para resolver problemas e tomar decisões atuais e futuras.
Coordenação
Ajuste de ações em relação às ações dos outros.
Revisão
Revisão e avaliação do desempenho de si mesmo, de outras pessoas ou organizações, a fim de fazer melhorias ou tomar medidas corretivas.
Funções
Um secretário executivo pode ser responsável pelo caixa pequeno e contabilidade, mas também pode gerenciar um orçamento. Você pode publicar artigos em um site, embora também possa projetar e gerenciar o site.
Você pode executar a entrada de dados em uma planilha projetada e usada para as funções de relatório.
Um secretário executivo pode supervisionar o pessoal administrativo. Ele freqüentemente se reporta diretamente ao diretor executivo e pode apoiar um ou mais executivos seniores.
Responsabilidades
Atenção aos executivos
- Manter a agenda dos executivos e ajudar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências, etc.
- Participar de reuniões para elaborar atas e atas de reuniões, depois compilar, transcrever e distribuir.
- Faça todos os planos de viagem para os executivos: compra de passagem, reserva de hotel, entrega de despesas de viagem, gestão e revisão da documentação relevante, etc.
- Realizar as investigações obrigatórias, coletar dados e preparar documentos ou relatórios para consideração e apresentação por executivos, comitês e conselhos de administração, conforme designado.
- Manipule documentos confidenciais, garantindo que eles permaneçam seguros e protegidos.
Interação interna e externa
- Receber e filtrar chamadas telefônicas, redirecionando-as para a pessoa apropriada quando apropriado.
- Gerenciar, priorizar e distribuir toda a correspondência de entrada ou saída (e-mail, cartas, fax, pacotes, etc.), lendo e analisando os memorandos, apresentações e relatórios para determinar sua importância e planejar sua distribuição.
- Preparar respostas para correspondência contendo consultas de rotina.
- Supervisionar o uso de materiais de escritório e negociar termos com fornecedores para garantir que os pedidos sejam mais lucrativos.
- Reunir-se com indivíduos, grupos de interesse especial e outros, em nome de executivos, comitês e conselhos de administração.
- Receber visitantes e determinar se eles devem ter acesso a determinadas pessoas específicas.
Suporte administrativo
- Mantenha os registros eletrônicos e em papel arquivados, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis para recuperação rápida.
- Preparar faturas, relatórios, cartas, demonstrações financeiras e outros documentos, utilizando o software de processamento de texto, planilhas, bases de dados e / ou apresentações, prestando também a assistência correspondente em contabilidade.
- Executar tarefas gerais de escritório, como manutenção de sistemas administrativos e execução de tarefas básicas de contabilidade.
- Coordenar e dirigir os serviços do escritório, como registros e elaboração de orçamentos, para auxiliar os executivos.
- Estabelecer e supervisionar políticas e procedimentos administrativos, tanto para os funcionários dos escritórios, como para a organização.
- Reveja práticas e procedimentos operacionais para determinar se melhorias podem ser feitas em áreas como fluxo de trabalho, procedimentos de relatório ou despesas.
- Supervisionar e treinar outros funcionários administrativos.
