Diagnóstico Organizacional: Modelos Diagnósticos, Técnicas, Exemplo
O diagnóstico organizacional é uma maneira eficaz de ver uma organização determinar as lacunas entre o desempenho atual e o desejado e como ela pode atingir seus objetivos. O diagnóstico pode ser limitado a uma equipe, um projeto ou uma empresa em geral.
É um processo que envolve três etapas: entrar publicamente em um sistema humano, coletar dados válidos sobre diferentes experiências e feedback ao sistema para promover o desempenho corporativo. É uma abordagem estruturada que avalia a operação e a eficiência de uma organização.
Em todos os casos, funciona da mesma forma: primeiro, uma avaliação da organização é realizada usando diferentes métodos (entrevistas, pesquisas, observações, etc.) e diferentes fontes de informação (funcionários, líderes, clientes, fornecedores), a fim de para ter a imagem mais específica possível.
O próximo passo é comparar o estado real de uma situação com os resultados desejados e desenvolver um plano de ação concreto. As atividades que serão realizadas são priorizadas e implementadas.
Nos últimos anos, o diagnóstico organizacional evoluiu de uma técnica usada como parte do processo de desenvolvimento organizacional para uma técnica importante por si só.
O objetivo do diagnóstico é identificar os problemas que a organização enfrenta. Também determine suas causas para que o gerenciamento possa planejar soluções.
Desde o início do desenvolvimento organizacional, o diagnóstico deixou de ser uma abordagem puramente comportamental para ser um diagnóstico de negócios estratégico e integral, e de considerar as intervenções humanas isoladamente para explorar as interações das pessoas no contexto em que elas operam.
O diagnóstico efetivo da cultura organizacional e os pontos fortes e fracos estruturais e operacionais são fundamentais para qualquer intervenção de desenvolvimento organizacional bem-sucedida.
Modelos de diagnóstico organizacional
Muitos profissionais usam modelos desenvolvidos por consultores e pesquisadores experientes que o aplicaram para orientar suas pesquisas.
Esses modelos especificam características organizacionais que se mostraram críticas no passado. Modelos padronizados também ajudam os consultores a manter a consistência em todos os projetos.
Infelizmente, trabalhar com os modelos disponíveis corre o risco de gerar muitos dados que são difíceis de interpretar. Além disso, deixar de abordar desafios e problemas críticos para a organização e não refletir os recursos distintivos da organização.
Para evitar esses inconvenientes, os consultores adaptam os modelos padronizados para se adaptarem à organização e às suas circunstâncias.
Modelos de diagnóstico organizacional podem estar dentro de sistemas abertos ou sistemas fechados.
Modelo de sistemas abertos
Modelos de sistemas abertos sugerem que todos os componentes dentro de uma organização estão inter-relacionados. Portanto, a alteração de um componente afetará os outros componentes.
Os modelos de sistemas abertos também consideram o ambiente externo da organização e levam em conta seus efeitos nas decisões e mudanças.
Isso levanta a ideia de que as organizações são um conjunto de funções extremamente complexas de tarefas, liderança, mudança e tomada de decisão.
Embora essa complexidade seja excessiva demais para ser considerada de uma só vez, o modelo de sistemas abertos apóia o conceito de que o todo é mais forte e mais eficaz do que cada componente individualmente.
Feedback
O modelo de sistemas abertos é interessante porque suporta um ciclo de feedback constante durante todo o processo.
Consideramos os insumos, como informações e capital humano, transformações como componentes sociais e tecnológicos e produtos (bens, serviços e capital intelectual) no contexto do ambiente externo no qual a organização opera.
Em cada uma dessas categorias há um feedback constante, que serve para o avanço da organização. Também serve para devolvê-lo, para repensar conceitos ou idéias que não funcionaram e precisam ser melhorados.
Isso é semelhante à ideia de encorajar tentativa e erro: ensaiar muitas coisas e manter o que funciona. A comunicação pode ser considerada um componente importante neste modelo, para garantir um feedback eficaz e oportuno.
Modelo de sistemas fechados
O modelo de sistemas fechados não promove flexibilidade e adaptabilidade, pois ignora completamente o ambiente externo e se concentra completamente nos componentes internos.
Atualmente, ignorar as forças externas é sinal de uma organização fraca, condenada à crise ou ao fracasso, porque não estará adequadamente preparada para enfrentar as mudanças que surgem.
Além disso, os modelos de sistemas fechados suportam o conceito de fazer as coisas corretamente.
Isso limita o crescimento da organização e dos membros de sua equipe, porque não promove qualquer tipo de desenvolvimento nem promove o aprendizado organizacional, o que, novamente, é imperativo no mundo em transformação de hoje.
Técnicas
Métodos diagnósticos
Há muitas maneiras de analisar e diagnosticar organizações e seus fenômenos. Os seguintes são os métodos usados com mais freqüência:
- questionários.
- Entrevistas
- observação.
- Análise de registros, circulares, relatórios de avaliação e outras literaturas organizacionais.
- Análise de dados de organizações e várias unidades.
- Equipes de tarefas e grupos de tarefas.
- Workshops para identificar problemas / resolver problemas.
- Seminários, simpósios e programas de treinamento.
- Registro e exame de incidentes críticos.
Processo geral
O processo para usar a ferramenta de diagnóstico organizacional foi primeiro entender a organização e o setor com o qual você está trabalhando.
Em seguida, uma investigação é realizada e os membros são entrevistados no setor. Perguntas estruturadas são criadas para entrevistas com alguns membros-chave da organização para serem diagnosticados.
É também sobre estar presente nos escritórios e corredores da organização para observar em progresso alguns dos aspectos organizacionais.
Daí vai para a documentação, que é um processo simples e direto para dividir as informações que foram ouvidas, anotadas e observadas no modelo de diagnóstico organizacional.
Técnicas de intervenção
Com o diagnóstico organizacional, as organizações tornam-se mais efetivas ao promover reduções nas diferenças entre poder e status. Também em comunicação aberta, tomada de decisão participativa, cooperação, solidariedade e desenvolvimento do potencial humano de seus membros.
Para promover a mudança e o desenvolvimento, os consultores de desenvolvimento organizacional desenvolveram uma ampla gama de técnicas de intervenção. Em seguida, um resumo dessas intervenções, agrupadas pela parte do sistema organizacional para o qual ele é direcionado mais diretamente.
Recursos humanos
A mudança ou seleção de habilidades, atitudes e valores por meio de programas e cursos de treinamento, recrutamento, seleção, aconselhamento, colocação e programas para controle do estresse e manutenção da saúde.
Comportamento e Processos
Mudanças nos processos de interação, como tomada de decisão, liderança e comunicação, por meio de treinamento, formação de equipe, consulta de processos e intervenção de terceiros para resolução de conflitos.
Feedback dos dados da pesquisa para autodiagnóstico e planejamento de ações.
Estruturas organizacionais e tecnologias
Redesenho do trabalho, procedimentos administrativos, mecanismos de recompensa, divisão do trabalho, mecanismos de coordenação e procedimentos de trabalho.
Objetivos, estratégias e cultura organizacional
Promover o esclarecimento de objetivos e a formulação de estratégias por meio de oficinas e exercícios. Facilitar os laços de cooperação entre organizações. Examine e mude as culturas corporativas (valores, normas e crenças).
Exemplo
O diagnóstico organizacional é uma forma de intervenção, pois interrompe as operações de rotina da organização. Isso pode afetar as expectativas dos membros em relação à mudança e influenciar o modo como eles pensam sobre si mesmos e sobre sua organização.
Caso da NASA
Uma análise pode ser feita da tentativa da NASA de implementar a inovação aberta, que era compartilhar idéias e resolver problemas com outras organizações em todo o mundo, em resposta a seus cortes orçamentários. Seu sistema de recursos humanos pode ser definido da seguinte maneira:
- Trabalho não estruturado: muitos projetos em execução ao mesmo tempo.
- Não há processos que determinam como ou o que estudar nos projetos.
- Existem hierarquias e processos claros, que permitem o sucesso em um campo que precisa de muita experiência.
- Fornece um método de como fazer tarefas com base em quem quer trabalhar no que, qual conjunto de habilidades funciona, etc.
- Uma cultura de não demitir pessoas.
- Muitos contratados no escritório, que foram os primeiros a serem demitidos durante cortes no orçamento.
- Membros da equipe muito bem tratados.
- Baixos limites de compensação, embora isso não afete a cultura organizacional. As pessoas querem estar lá e é por isso que aceitam limites salariais mais baixos.
- Os funcionários pensam na NASA como um empregador superior, porque permite que as pessoas sejam inovadoras e contribuam para uma nova ideia, ou algo que não tenha sido feito antes.
Intervenções realizadas
Nesse caso, a organização não estava comprando a ideia de inovação aberta. Este foi um projeto projetado para continuar alcançando os resultados de qualidade da NASA. Foi necessária colaboração externa da NASA, devido às mudanças no ambiente externo, que foram cortes no orçamento.
Intervenções como sessões de treinamento, oportunidades de feedback, recompensas por participar da inovação aberta foram introduzidas. Uma lista de verificação também foi criada para tornar a inovação aberta utilizável pela NASA.
Todas essas intervenções tomadas por agentes de mudança no caso da NASA finalmente trabalharam para conciliar os conflitos criados pela diminuição de recursos, a ansiedade de sobrevivência, a diminuição da motivação e a resistência à mudança.
Intervenções adequadas, como o trabalho para alinhar a visão da empresa com a realidade das operações do dia-a-dia, podem ser usadas para reconciliar e obter resultados positivos quando há conflitos.
