O que é uma política de despesas?

Uma política de desembolso é um formato que tem a função de servir como evidência física de uma operação de saída de caixa de uma empresa ou negócio.

Ele é usado na contabilidade para descrever o movimento em detalhes e é geralmente acompanhado por outros vales para a operação.

Contabilidade é uma disciplina que visa controlar todas as transações que ocorrem em uma empresa ou negócio no nível de entrada ou saída de dinheiro.

Isso significa que toda vez que uma despesa é feita, um investimento, salários ou outros tipos de despesas são pagos, ou pelo contrário, os fundos são recebidos para pagamentos de clientes e outras receitas, o departamento de administração da empresa deve deixar Essas operações registradas no seu sistema contábil.

Assim como uma pessoa deve pagar pelo que ele compra, uma empresa deve fazer o mesmo, embora de uma maneira um pouco mais complexa, e, portanto, usa sistemas de contabilidade.

Para cada tipo de operação, existe um formato de registro específico e as políticas de saída, conforme explicado no início, servem como prova dos pagamentos efetuados.

Esses pagamentos são emitidos para os diferentes fornecedores de bens e serviços da empresa. Por exemplo, todas as empresas precisam de serviços básicos, como eletricidade, conexão com a Internet, água, etc.

Ele também precisa comprar suprimentos para poder fazer o seu trabalho: papelaria, material de escritório, veículos, etc., e no caso das empresas de manufatura, eles devem adquirir a matéria-prima para fabricar seus produtos.

Há muitos pagamentos que uma empresa deve fazer para realizar seu objetivo e cada um deles deve ser registrado. Além disso, cada pagamento ou retirada de dinheiro deve ser autorizado pelo departamento ou departamentos correspondentes.

Características de uma política de despesas

A informação que deve ser incluída em uma política típica de descarga é a seguinte:

• Cópia do cheque ou transferência eletrônica com a qual o pagamento é feito.
• O conceito de pagamento, ou seja, qual serviço, insumo, imposto etc., está sendo cancelado.
• Assinatura da aprovação do pagamento pelo departamento responsável.
• Data em que o pagamento foi efetuado.
• Montante ou montante total do pagamento.
• Identificação do provedor.
• A assinatura do provedor ou pessoa que recebeu o pagamento.

É necessário anexar à política de saída outros vales como:

• A fatura do fornecedor (ou seu equivalente no caso de pagamentos de impostos, pagamento de salários e outros que não tenham uma fatura devido à sua natureza)
• A ordem de compra, que é outro formato em que a solicitação é feita ao fornecedor para os suprimentos ou itens necessários. Por exemplo, se uma empresa precisar de folhas de papel, ela emitirá um pedido de compra para seu fornecedor de papel de carta, solicitando uma quantidade específica de resmas ou pacotes de folhas.

Ao incluir estes documentos, é mais fácil justificar as despesas e encontrar informações úteis em caso de qualquer erro na entrega de itens comprados ou qualquer outro inconveniente subsequente.

Além disso, é conveniente manter documentos relacionados em um único pacote, como uma maneira eficiente de classificar os arquivos contábeis para facilitar futuras consultas, bem como seu controle adequado.

Abaixo está um exemplo de uma política de despesas ou política de verificação, como também é chamado em alguns casos:

Conceitos relacionados

Os campos localizados abaixo das caixas "Conceito de Pagamento" e "Recebido por" são preenchidos com as informações correspondentes de acordo com cada uma das seguintes definições:

1. Conta

São códigos numéricos que identificam o tipo de movimento e sua classificação. Por exemplo, há contas associadas a vendas, custos de produção, bancos etc. Contas de Ativos e Passivos são classificadas de uma maneira geral.

2. Subconta

São contas detalhadas, isto é, mais específicas e detalhadas. Um exemplo seria:

Conta: 110 - Bancos

Subconta 1: 110.1 - Banco X

Subconta 2: 110.2 - Banco Y

3. Nome

Refere-se ao nome da conta como tal em vez do seu código. No exemplo anterior, seria "Bancos".

4. Parcial

É o valor detalhado correspondente a cada uma das subcontas incluídas na política. Se houver apenas uma subconta, não será necessário indicar esse valor.

5. Deve e Haber

Cada conta é representada na forma escrita como um "T", ou seja, como uma tabela de duas colunas, na qual o nome da conta e seu valor correspondente são inseridos em uma ou outra coluna (direita ou esquerda).

A coluna à esquerda é identificada como "Must" e a da direita é chamada "Haber".

Como indicado acima. Existem contas de ativos e passivos.

Os ativos são basicamente os ativos da empresa, tudo o que pode ser considerado sua propriedade. As responsabilidades são as dívidas.

As contas de ativos aumentam seu valor pelos valores que são gravados na coluna "Deve" e diminuem pelo "Crédito". O oposto ocorre com contas de passivo.

Total

É também chamado de "Equilíbrio". É o resultado da subtração do valor do débito menos o crédito.

Com relação às caixas "Executado por", "Revisado por" e Autorizado por "os nomes ou assinaturas das pessoas envolvidas na emissão e aprovação da política são colocados. Isso pode variar de acordo com os critérios de cada empresa.

As caixas Auxiliar e Diario, indicam os nomes das pessoas que passaram as informações para os Auxiliares e Livros Diários, que são outros tipos de registros que fazem parte de todo o sistema contábil.

O Número da Política é uma maneira de identificar o documento para que ele esteja relacionado às políticas anteriores, ou seja, que sejam números consecutivos. Cada empresa pode criar sua própria nomenclatura em relação a esse aspecto.

Atualmente, existem sistemas contábeis informatizados que facilitam o registro das operações realizadas pelas empresas.

É importante que cumpram os requisitos estabelecidos pelas autoridades fiscais de cada país.